İŞ TAKİP ŞABLONU
İş takip çizelgesi Excel şablonu: görev, sorumlu ve gecikme
Ekibin işlerini görev, proje, sorumlu ve bitiş tarihiyle tek çizelgede toplayın. Geciken işler kırmızı, bitişi yaklaşanlar sarı görünsün, özet sayfası kendiliğinden dolsun.
ŞABLONUN İÇİ
Şablonun içinde neler var?
- Nasıl kullanılır
Yedi adımlık kullanım rehberi ve renk anahtarı. - Görevler
Görev, proje, sorumlu, başlangıç, bitiş, durum, öncelik ve notlar; otomatik sıra numarası ve gecikme günü. Geciken satırlar kırmızı, bitişi yaklaşan işler sarı, tamamlananlar gri görünür. - Özet
Toplam, açık ve geciken görev sayısı, tamamlanma oranı; duruma göre dağılım, sorumluya göre durum tablosu ve projeye göre tamamlanma yüzdesi. - Listeler
Sorumlular ve projeler. Görevler sayfasındaki açılır listeler ve Özet sayfası bu listelerden beslenir.
Excel ve uyumlu tablo programlarında açılır. Makro içermez. Örnek satırları silip kendi verinizi girebilirsiniz.
NASIL KULLANILIR
İş takip çizelgesi Excel şablonu nasıl kullanılır?
Önce Listeler sayfasına ekipteki sorumluları ve projeleri yazın. Sonra Görevler sayfasına her işi görev, proje, sorumlu, başlangıç ve bitiş tarihiyle girin, durumu ve önceliği listeden seçin. Gecikme günü, bitiş tarihi geçmiş ve tamamlanmamış işler için bugünün tarihine göre hesaplanır.
Özet sayfası görevleri Planlandı, Devam ediyor, İncelemede ve Tamamlandı durumlarına, sorumlulara ve projelere göre sayar. Kimin üzerinde kaç açık iş olduğu ve hangi projede kaç işin geciktiği tek sayfada görünür. Bitişine kaç gün kala uyarı verileceğini siz belirlersiniz.
KULLANIM ADIMLARI
Çizelgeyi üç adımda kurun
01
Ekibi ve projeleri tanımlayın
Listeler sayfasına sorumluları ve projeleri yazın. Aynı ismin farklı yazımları özetleri bozacağı için seçimler bu listeden yapılır.
02
İşleri girin
Her işi bir satıra yazın, sorumlusunu ve bitiş tarihini mutlaka doldurun. Tarihi olmayan iş gecikme hesabına girmez.
03
Haftalık toplantıda kullanın
Toplantıdan önce durumları güncelleyin. Özet sayfasındaki geciken işlerle başlayın, ardından bitişi yaklaşan işleri konuşun.
EXCEL YETMEDİĞİNDE
İş takibi Excel'de ne zaman zorlaşır?
Excel, bu işi tek kişi yürüttüğünde iyi çalışır. Sorunlar ekip büyüyünce başlar: dosyanın birkaç kopyası oluşur ve hangisinin güncel olduğu tartışılır. İki kişi aynı anda düzenlediğinde biri diğerinin girdiğini ezebilir. Kimin neyi değiştirdiği ve hangi kaydın onaylandığı dosyada iz bırakmaz. İş takibinde güncellemeler çoğu zaman mesaj gruplarında kalır ve çizelgeye geç işlenir.
Cockpit’te iş takibi Proje & Operasyon motorundaki Görev Panosu ile yapılır. İşler aşamalara ayrılır, her görevin sorumlusu ve teslim tarihi herkes için görünür, görevler proje bazında takip edilir. Teslim tarihleri Proje Takvimi & Gantt görünümünde izlenir; proje takvimi, zaman çizelgeleri ve iş kayıtlarıyla plan, gerçekleşen çalışmayla karşılaştırılır.
Bu süreci ekipçe tek platformda yürütün.
SIK SORULANLAR
Sık sorulan sorular
İş takip çizelgesi Excel şablonu ücretsiz mi?
Evet. Kısa formu doldurduğunuzda dosya indirilir. Şablon makro içermez ve 300 görev için hazırlanmıştır.
Gecikme günü nasıl hesaplanıyor?
Bitiş tarihi bugünden önce olan ve durumu Tamamlandı olmayan işlerde, bugünün tarihinden bitiş tarihi çıkarılır. Tamamlanan işler ve bitiş tarihi girilmemiş işler gecikme hesabına girmez. Dosya her açıldığında gecikmeler güncel tarihe göre yeniden hesaplanır.
Listeye yeni bir sorumlu veya proje nasıl eklenir?
Listeler sayfasındaki ilgili sütunun ilk boş satırına yazmanız yeterlidir. Yeni isim Görevler sayfasındaki açılır listede ve Özet sayfasında kendiliğinden görünür. Her isim listede yalnızca bir kez yer alabilir.
Durum adlarını değiştirebilir miyim?
Şablon dört durumla çalışır: Planlandı, Devam ediyor, İncelemede ve Tamamlandı. Gecikme hesabı ve Özet sayfası bu adlara bağlıdır. Durum adını değiştirmek isterseniz açılır listeyi ve Özet sayfasındaki başlıkları aynı biçimde güncellemeniz gerekir.
Birden fazla kişi aynı çizelgeyi kullanabilir mi?
Dosyayı paylaşılan bir klasörde tutarak kullanabilirsiniz. Ancak aynı anda düzenleme, sürüm karışıklığı ve kimin hangi satırı değiştirdiğinin izlenememesi ekip büyüdükçe sorun yaratır. Bu noktada herkesin aynı panoya baktığı bir iş takip programı daha düzenli çalışır.
Şablonda Gantt şeması var mı?
Hayır. Şablon görevleri liste ve özet olarak izler. Görevlerin zaman içindeki yerini görmek için Gantt şeması gerekir; Cockpit'te bu görünüm Proje Takvimi & Gantt modülünde yer alır.
ÜCRETSİZ DEMO
İşletmenize nasıl uyarlanır, birlikte görelim
Formu doldurun; ekibimiz 1 iş günü içinde dönüş yapsın, süreçlerinizi dinleyip Cockpit'i gerçek ekranlar üzerinden gösterelim.
- 30 dakikalık, sizin süreçlerinize odaklı görüşme
- Gerçek ürün ekranları, uygun motor ve paket önerisi
- Kullanıcı sayınıza göre yazılı teklif
Doğrudan ulaşın: info@logitera.com.tr