KVKK VE CRM
KVKK ve CRM: Müşteri verisini işlerken nelere dikkat etmeli?
CRM, işletmenin en çok kişisel veri tuttuğu sistemlerden biridir. Bu rehber, müşteri verisini CRM’de işlerken göz önünde bulundurulacak temel KVKK ilkelerini sade bir dille özetler. Hukuki görüş yerine geçmez.
KISA CEVAP
CRM'de kişisel veri işlerken KVKK neyi gerektirir?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiye ait her bilgiyi kişisel veri sayar. CRM’deki ad, telefon, e-posta ve görüşme notları bu kapsama girer. Bu verileri işleyen işletme, veri sorumlusu olarak aydınlatma yapmak, veriyi belirli ve meşru bir amaçla işlemek, gerektiğinde açık rıza almak, saklama süresini belirlemek ve veriyi uygun tedbirlerle korumakla yükümlüdür.
Uyum, bir yazılımın tek başına sahip olduğu bir özellik değildir. Yükümlülükler veri sorumlusu olan işletmeye aittir ve kurumun politikaları, süreçleri ve yazılımı kullanma biçimiyle birlikte değerlendirilir. Kendi durumunuz için bir hukuk danışmanından destek almanızı, güncel rehberler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun yayınlarını takip etmenizi öneririz.
Pratik bir başlangıç için CRM’inizdeki alanların listesini çıkarın ve her alan için üç soruyu cevaplayın: Bu bilgiyi neden tutuyoruz? Kim görüyor? Ne kadar süre saklıyoruz? Cevabı net olmayan alanlar, gözden geçirilmesi gereken ilk yerlerdir.
NELER YAPABİLİRSİNİZ
Cockpit'te kişisel veri yönetimini destekleyen alanlar
01
Rol bazlı erişim
Müşteri bilgilerine erişimi görev ve sorumluluklara göre yapılandırın. Herkesin her kaydı görmesi yerine, işin gerektirdiği kadar erişim tanımlanır.
02
Tek müşteri kaydı
Kişi ve şirket bilgileri tek bir müşteri hafızasında birleşir. Aynı kişinin bilgisi farklı dosyalara dağılmadığında, verinin nerede durduğunu görmek kolaylaşır.
03
Kaynak bilgisi
Lead kayıtlarında adayın nereden geldiği bilgisi tutulur. Verinin hangi kanaldan toplandığını bilmek, aydınlatma ve amaçla sınırlılık değerlendirmesinin başlangıcıdır.
04
Hedef listeler ve kampanyalar
E-posta kampanyalarında hedef kitle ve listeler CRM kaydıyla birlikte yönetilir. Ticari ileti izinlerinin hangi alanda ve nasıl tutulacağı kurulum kapsamında netleştirilir.
05
Yapay zekâda veri kapsamı
Cockpit AI kullanım senaryoları seçilen modüller, erişim yetkileri ve veri kapsamıyla birlikte ele alınır. Öneriler insan değerlendirmesine sunulur, kararı yetkili kullanıcı verir.
06
Çalışan verisinde rol bazlı erişim
İnsan kaynakları tarafında da çalışan bilgileri rol bazlı erişimle yönetilir. Müşteri ve çalışan verisi aynı platformda olsa da kimin neyi göreceği ayrı ayrı tanımlanır.
KARŞILAŞTIRMA
Excel ile Cockpit arasındaki fark
| Konu | Excel ve ayrı araçlarla | Cockpit ile |
|---|---|---|
| Verinin yeri | Aynı kişinin bilgisi birden çok dosyada ve e-posta kutusunda kopyalanabilir. | Kişi ve şirket bilgileri tek müşteri kaydında birleşir. |
| Erişim | Dosya paylaşıldığında erişim dosya düzeyinde yönetilir. | Erişim, görev ve sorumluluğa göre rol bazlı yapılandırılır. |
| Verinin kaynağı | Kişinin listeye nereden eklendiği, ayrı bir sütun açılmadıkça bilinmez. | Lead kayıtlarında kaynak bilgisi tutulur. |
| İlgili kişi başvurusu | Kişinin bilgisi birden çok dosyada ve klasörde aranır. | Arama tek müşteri kaydından başlar, ilişkili fırsat ve belgeler aynı karttan görülür. |
| Ekipten ayrılış | Paylaşılmış dosyaların kopyaları kişinin cihazında kalabilir. | Erişim, kullanıcının rolü üzerinden merkezi olarak yönetilir. |
CRM'de KVKK için beş temel ilke
Aydınlatma: Kişiye, verisinin kim tarafından, hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiğini veriyi toplarken bildirin. Verinin web formundan, fuar listesinden veya telefon görüşmesinden gelmesi bu yükümlülüğü değiştirmez.
Açık rıza, gerektiğinde: Her işleme rızaya dayanmaz; sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük ve meşru menfaat gibi başka hukuki sebepler de vardır. Rızanın gerekip gerekmediğini hukuk danışmanınızla belirleyin. Ticari elektronik ileti onayı ayrıca kendi mevzuatına tabidir.
Amaçla sınırlılık ve ölçülülük: CRM’de yalnızca işin gerektirdiği alanları açın. Kullanılmayan her alan, korunması gereken bir veri daha demektir.
Saklama süresi: Hangi kaydın ne kadar tutulacağını belirleyin ve süresi dolan veriyi silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemini tanımlayın.
Erişim yetkisi: Kimin hangi kaydı görebileceğini rollerle sınırlayın, ekipten ayrılan kişinin erişimini kapatmayı süreçlerinize ekleyin. Bunlara ek olarak VERBİS kayıt yükümlülüğünüzü, yazılım sağlayıcılarıyla veri işleme koşullarını ve verinin yurt dışına aktarılıp aktarılmadığını da gözden geçirin.
Kendi süreçlerinizle görmek ister misiniz?
NASIL BAŞLANIR
Cockpit'e geçerken veri yönetimini planlamak
01
Keşif görüşmesi
Demo görüşmesinde hangi müşteri verilerini tuttuğunuzu, kimlerin eriştiğini ve verinin hangi kanallardan geldiğini konuşuruz. Hukuk veya veri koruma sorumlunuzun bu görüşmeye katılması faydalı olur.
02
Kurulum ve veri aktarımı
Müşteri kartı alanları, kullanıcı rolleri ve erişim yetkileri yapılandırılır. Aktarımdan önce artık kullanılmayan alanları ve eski kayıtları ayıklamak, yeni sisteme yalnızca gereken veriyi taşımanızı sağlar.
03
Eğitim ve devreye alma
Ekip eğitimi, kayıtların nasıl güncel tutulacağını ve kimin hangi bilgiye erişeceğini kapsar. Barındırma, erişim ve sözleşme koşulları uygulama kapsamında netleştirilir.
SIK SORULANLAR
Sık sorulan sorular
“KVKK uyumlu CRM” ifadesi ne anlama gelir?
Bu ifade sıkça aranır, ancak KVKK'ya uyum bir yazılımın tek başına taşıdığı bir etiket değildir. Yükümlülükler veri sorumlusu olan işletmeye aittir; yazılım ise rol bazlı erişim ve düzenli kayıt yapısı gibi araçlarla bu süreci destekler. Uyumun değerlendirilmesi için hukuk danışmanınızla çalışmanızı öneririz.
B2B müşteri verisi de KVKK kapsamında mı?
KVKK yalnızca gerçek kişilere ait verileri korur; şirketin ticari unvanı veya vergi numarası gibi tüzel kişi bilgileri kapsam dışındadır. Ancak o şirketteki çalışanın adı, telefonu ve e-posta adresi kişisel veridir. Bu nedenle B2B CRM'lerde de kişi kartları KVKK açısından değerlendirilmelidir.
CRM'de müşteri verisi ne kadar süre saklanabilir?
KVKK herkes için geçerli tek bir süre belirlemez; veri, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli olan süre kadar saklanır. Her veri türü için saklama süresini ve süre dolduğunda uygulanacak silme, yok etme veya anonimleştirme yöntemini belirlemek veri sorumlusunun işidir. Bu kararlar için hukuk danışmanından destek alınmalıdır.
Müşteri verisini CRM'de kimler görebilmeli?
Yalnızca işi gereği o veriye ihtiyaç duyan kişiler görebilmelidir. Cockpit'te erişim, ekiplerin görev ve sorumluluklarına göre rol bazlı yapılandırılır. Ekip değişikliklerinde yetkilerin güncellenmesi de iç süreçlerinize eklenmelidir.
Müşteri verisinin silinmesini isterse ne yapmalıyım?
KVKK, ilgili kişiye verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep etme gibi haklar tanır. Başvuruyu kanunda belirtilen süre içinde değerlendirip sonuçlandırmanız gerekir. Talebin hangi kayıtları kapsadığını bulmak, müşteri verisi tek bir kayıtta toplandığında kolaylaşır.
Cockpit'te verinin nerede barındırılacağı nasıl belirlenir?
Barındırma, erişim ve sözleşme koşulları her müşterinin uygulama kapsamında netleştirilir. Cockpit'in Kurumsal paketinde on-premise, yani kendi sunucunuzda kurulum seçeneği bulunur. Verinin konumu yurt dışına aktarım değerlendirmesini etkileyebileceği için bu konuyu teklif aşamasında açıkça sormanızı öneririz.
ÜCRETSİZ DEMO
İşletmenize nasıl uyarlanır, birlikte görelim
Formu doldurun; ekibimiz 1 iş günü içinde dönüş yapsın, süreçlerinizi dinleyip Cockpit'i gerçek ekranlar üzerinden gösterelim.
- 30 dakikalık, sizin süreçlerinize odaklı görüşme
- Gerçek ürün ekranları, uygun motor ve paket önerisi
- Kullanıcı sayınıza göre yazılı teklif
Doğrudan ulaşın: info@logitera.com.tr