EXCEL’DEN GEÇİŞ
Excel yerine program: Excel'den ERP'ye süreç süreç geçiş
Excel güçlü bir araçtır. Sorun, aynı bilginin birkaç dosyada ve birkaç kişide durmasıdır. Müşteri takibinden raporlamaya kadar her süreçte tek platforma geçince neyin değiştiğini görün.
KISA CEVAP
Excel yerine ne kullanılmalı?
Excel yerine program arıyorsanız başka bir tablo uygulamasına değil, süreçlerinizi ortak kayıtta toplayan bir işletme platformuna bakın. Müşteri, teklif, cari, masraf, iş ve rapor bilgisi aynı sistemde olduğunda dosya birleştirme, sürüm karmaşası ve elle kopyalama büyük ölçüde azalır. Excel ise analiz ve dışa aktarım için kullanılmaya devam eder.
Excel’den ERP’ye geçiş tek seferde olmak zorunda değildir. En çok zaman kaybettiren süreçle başlar, mevcut listeleri aktarır, ekip alıştıkça diğer süreçleri eklersiniz. Aşağıdaki tablo yedi başlıkta günlük işin nasıl değiştiğini gösterir.
NELER YAPABİLİRSİNİZ
Excel'den geçişte Cockpit'in karşıladığı süreçler
01
Müşteri ve iletişim kaydı
Excel’deki müşteri listesi kişi ve şirket kartlarına dönüşür. Her görüşme, fırsat ve ilgili belge aynı kayda bağlanır. Sorumlu kişi değişse de müşteri geçmişi kayıtta kalır.
02
Fırsat ve teklif takibi
Teklif dosyaları yerine aşamalı bir satış hattı kullanırsınız. Hangi teklifin hangi adımda beklediği tek bakışta görünür.
03
Cari görünüm ve ekstre
Cari bakiye tablosu yerine alacak, borç, vade ve likidite aynı panelde izlenir. Cari ekstre ve yaşlandırma raporuna doğrudan ulaşırsınız. Banka ekstresi CSV veya XLSX olarak aktarılır, eşleştirme önerilerini siz onaylarsınız.
04
Masraf ve avans
Masraf çizelgesi yerine belge, kategori ve onay akışı olan bir kayıt kullanırsınız. Avans ve mahsup hareketleri birlikte izlenir. Onayın kimde beklediği her an görünür.
05
Görev panosu
İş takip çizelgesi kanban panosuna taşınır. Sorumlu, teslim tarihi ve proje bazlı ilerleme herkes için görünür olur.
06
Gösterge panelleri ve raporlar
Elle birleştirilen raporların yerini aynı veriden beslenen panolar alır. Gerektiğinde XLSX olarak dışa aktarıp Excel’de analize devam edersiniz.
KARŞILAŞTIRMA
Excel ile Cockpit arasındaki fark
| Konu | Excel ve ayrı araçlarla | Cockpit ile |
|---|---|---|
| Müşteri takibi | Müşteri listesi bir dosyada, görüşme notları e-postada ve kişisel notlarda tutulur. | Kişi ve şirket kartı, iletişim geçmişi ve sorumlu kişi aynı müşteri kaydında durur. |
| Teklif | Teklif bir şablondan kopyalanır, durumu satış temsilcisinin takibinde kalır. | Teklif fırsata bağlı ilerler. Bekleyen ve kazanılan fırsatlar aşamalı panoda görünür. |
| Cari ve tahsilat | Bakiye için ayrı bir rapor alınır, vade takibi başka bir tabloda yapılır. | Alacak, borç ve vade aynı panelde izlenir. Cari ekstre ve yaşlandırma raporu hazırdır. |
| Masraf ve avans | Fişler fotoğraf ve e-postayla toplanır, onay mesajla verilir, avans mahsubu elle hesaplanır. | Masraf belge ve kategoriyle kaydedilir, onay adımlarından geçer. Avans, mahsup ve iade birlikte izlenir. |
| İş ve görev takibi | Görevler bir çizelgede listelenir, güncellemeler toplantıda veya mesaj grubunda konuşulur. | Görevler kanban panosunda aşamalara ayrılır. Sorumlu ve teslim tarihi herkes için görünür. |
| Raporlama | Ay sonu raporu için birkaç dosya birleştirilir, formüller ve sürümler tek tek kontrol edilir. | Panolar ve raporlar aynı veriden beslenir. Filtreleyip XLSX veya PDF olarak alırsınız. |
| Ekip ve yetki | Dosya paylaşıldığında ya herkes her şeyi görür ya da güncel sürüm bulunamaz. | Rol bazlı erişimle her kullanıcı işine gereken ekranları görür. |
Excel'i bırakmadan önce bilmeniz gerekenler
Excel’den geçiş, Excel’i yasaklamak demek değildir. Analiz, hızlı hesap ve tek seferlik listeler için Excel işe yaramaya devam eder. Değişen, kaydın asıl yeridir. Müşteri, cari ve görev bilgisi ortak sistemde tutulur, Excel bu kaydın bir çıktısı olur. Ekip yine Excel’de analiz yapar ama veriyi tek kaynaktan alır.
Geçişte en çok emek isteyen adım veri temizliğidir. Aynı müşterinin iki farklı yazımı, eksik vergi numaraları ve güncellenmemiş bakiyeler aktarım öncesinde düzeltilmelidir. Bu iş, aktarım kapsamıyla birlikte uygulama planında ele alınır.
Geçiş kararını hisle değil hesapla verin. Ekibinizin her hafta dosya birleştirmeye, kopyalamaya ve sürüm aramaya ayırdığı saati toplayın. Manuel süreç maliyeti hesaplama aracı bu hesabı birkaç dakikada yapmanıza yardım eder.
Kendi süreçlerinizle görmek ister misiniz?
NASIL BAŞLANIR
Excel'den Cockpit'e üç adımda geçiş
01
Dosyalarınızı envanterleyin
Hangi Excel dosyasının hangi süreci taşıdığını ve kimin güncellediğini listeleyin. Bu liste aktarım planının temelidir. Aynı bilgiyi taşıyan birden fazla dosya varsa hangisinin esas alınacağını da belirleyin.
02
Bir süreçle başlayın
Demoda en çok zaman kaybettiren süreci birlikte seçeriz. Müşteri ve teklif takibi ya da cari görünüm, ilk açılan motor olabilir. Diğer süreçler ekip alıştıkça eklenir.
03
Aktarın, paralel kullanımı bitirin
Temizlenen listeler sisteme aktarılır. Ekip yeni kayıtları yalnızca Cockpit’e girer, eski dosya arşivde kalır. Paralel kullanımın bir bitiş tarihi olması, geçişin yarıda kalmasını önler.
İLGİLİ ÇÖZÜMLER
Süreç bazında Excel yerine program
SIK SORULANLAR
Sık sorulan sorular
Excel yerine hangi program kullanılabilir?
Yalnızca tablo ihtiyacınız varsa başka bir hesap tablosu uygulaması yeterli olabilir. Müşteri, cari, görev ve rapor bilgisini birden fazla kişi güncelliyorsa ortak kayıt tutan bir işletme platformu daha uygundur. Cockpit bu süreçleri yedi motor altında tek platformda toplar.
Excel verilerimi sisteme aktarabilir miyim?
Evet. Müşteri, cari ve çalışan listeleri gibi mevcut dosyalarınız değerlendirilerek bir aktarım planı hazırlanır. Banka ekstreleri ise CSV veya XLSX olarak düzenli şekilde içe alınabilir. Hangi verinin taşınacağı teklif aşamasında birlikte netleşir.
Excel'den ERP'ye geçiş ne kadar sürer?
Süre, taşınacak süreç sayısına, verinin temizliğine ve entegrasyon ihtiyacına bağlıdır. Tek bir süreçle başlamak geçişi sadeleştirir ve riski azaltır. Cockpit'te takvim, demo sonrası hazırlanan uygulama planında netleşir.
Geçişten sonra Excel'i hiç kullanmayacak mıyız?
Kullanmaya devam edebilirsiniz. Raporları XLSX olarak dışa aktarıp analiz için Excel'de açabilirsiniz. Değişen tek şey, asıl kaydın artık ortak sistemde tutulmasıdır. Böylece alışkanlıklar korunur, kayıt karmaşası azalır.
Excel'de müşteri takibi neden zorlaşır?
Müşteri sayısı ve ekip büyüdükçe aynı dosyayı birden fazla kişi günceller, sürümler çoğalır ve görüşme geçmişi dosyanın dışında kalır. Kimin hangi müşteriyle en son ne konuştuğu kaybolur. Ortak müşteri kaydı bu bilgiyi tek yerde tutar.
Ücretsiz Excel şablonları yetmez mi?
Az sayıda kayıt ve tek kullanıcı için şablonlar iş görebilir. Birden fazla kişi aynı veriyle çalıştığında onay, yetki ve geçmiş takibi şablonla zor yönetilir. Geçiş kararını, manuel işin bugünkü maliyetine bakarak vermek sağlıklıdır.
ÜCRETSİZ DEMO
İşletmenize nasıl uyarlanır, birlikte görelim
Formu doldurun; ekibimiz 1 iş günü içinde dönüş yapsın, süreçlerinizi dinleyip Cockpit'i gerçek ekranlar üzerinden gösterelim.
- 30 dakikalık, sizin süreçlerinize odaklı görüşme
- Gerçek ürün ekranları, uygun motor ve paket önerisi
- Kullanıcı sayınıza göre yazılı teklif
Doğrudan ulaşın: info@logitera.com.tr